การใช้งานโทรศัพท์ในปัจจุบัน ไม่ว่าจะเป็นบริษัทหรือห้างร้านทั่วไป ยังคงมีการใช้งานโทรศัพท์แบบพื้นฐาน ถึงแม้ว่าหลายๆ องค์กรก็มีการใช้โทรศัพท์มือถือเข้ามาร่วมใช้ในการติดต่อเช่นกัน ในปัจจุบันเราจะมีช่องทางสื่อสารในเชิงธุรกิจมากมาย ทั้ง E-Mail , LINE หรือ Facebook แต่ยังไงการโทรศัพท์ก็เป็นพื้นฐานของการสื่อสารในการทำงานอยู่ดี ด้วยความรวดเร็วการติดต่อ ต้นทุนในการติดต่อไม่เยอะ แพร่หลายจนใครๆ ก็สามารถติดต่อได้ หรือเอกลักษณ์ที่เป็นการติดต่อ 2 ทางในเวลาจริง ผู้ส่งสารเข้าใจได้เดี๋ยวนั้นเลยว่าสารที่ส่งออกไปผู้รับเข้าใจหรือไม่เข้าใจ ก็เป็นคีย์สำคัญที่ทำให้ธุรกิจประสบความสำเร็จ
ด้วยเหตุผลดังกล่าวข้างต้น ทำให้เราเข้าใจได้ว่าระบบโทรศัพท์ภายในบริษัทยังคงมีความจำเป็น และเมื่อเวลาผ่านไปการมาถึงของอินเทอร์เน็ต ทำให้การเชื่อมต่อด้วยวงจรโทรศัพท์ธรรมดาได้ถูกพัฒนาเพิ่มขึ้น เพื่อให้ระบบโทรศัพท์ให้ทำงานได้สะดวก รวดเร็วมากยิ่งขึ้น ภายใต้ชื่อเทคโนโลยีว่า IP PBX นั้นเอง
IP PBX คือ
IP PBX (Internet Protocol – Private Branch Exchange) เป็นบริการระบบตู้สาขาโทรศัพท์ผ่านโครงข่ายอินเทอร์เน็ต Network ที่ออกแบบมาเพื่อใช้งานทดแทนระบบตู้สาขาโทรศัพท์แบบ Analog (PABX) โดยที่ผู้ใช้บริการไม่ต้องลงทุนติดตั้งระบบตู้สาขา IP-PBX สามารถใช้งานได้เทียบเท่ากับตู้สาขาแบบเก่า IP-PBX มีฟังก์ชั่นมากมาย ไม่ว่าจะเป็นการติดต่อกัน โดยใช้หมายเลขภายใน (Extensions Number) การโทรออกไปยังปลายทางอื่นๆ การโอนสาย การดึงสาย การพักสาย รวมไปถึงระบบเสียงตอบรับอัตโนมัติ IVR(Interactive Voice Response) หรือ Auto-Attendant ผู้ใช้เพียงแค่มีอุปกรณ์สำหรับใช้งาน VoIP เช่น IP Phone หรือ Internet Phone Adapter หรือ ATA (analog telephone adapter) โดยทำการเชื่อมต่อ กับระบบ CloudCallCenterThailand ผ่านวงจร IP Network หรือวงจรอินเทอร์เน็ตของผู้ให้บริการรายใดก็ได้
IP PBX เป็นวิวัฒนาการของระบบโทรศัพท์ จากเดิมที่จะต้องมีการเดินสายโทรศัพท์ (RJ11) มาเป็นโลกใหม่ที่เรียกว่า IP PBX ที่ใช้สาย LAN (RJ45) เป็นการรวมเอาเทคโนโลยีของโทรศัพท์พื้นฐาน กับการโทรในระบบ VoIP (Voice Over IP เป็นเทคโนโลยีการสื่อสารผ่านทางระบบเครือข่าย รองรับทั้ง Internet, Intranet) ทำให้โทรศัพท์มีความสามารถมากขึ้น ช่วยประหยัดค่าโทรศัพท์ได้มาก โดยเฉพาะการโทรระหว่างประเทศ และมีการติดตั้งที่ง่ายดายรวดเร็วอีกด้วย
ความสามารถของ IP-PBX
แต่เดิมนั้น PBX จะทำงานเชื่อมโยงกันด้วยวงจรโทรศัพท์เป็นหลัก ซึ่งทำให้มีค่าใช้จ่ายในการใช้งานสูงตามค่าโทรศัพท์ และไม่ยืดหยุ่นพอที่จะรองรับผู้ใช้จำนวนมากและงานแบบใหม่ๆ ได้ แต่ด้วยเทคโนโลยี IP ทำให้เราสามารถเปลี่ยนเสียงเป็นข้อมูลแล้วส่งผ่านอินเทอร์เน็ตได้ และทำให้ IP-PBX มีความสามารถเพิ่มขึ้นคือ
- เชื่อมอุปกรณ์ IP-PBX ผ่านอินเทอร์เน็ต
ความสามารถหนึ่งของเซิร์ฟเวอร์ IP-PBX สำหรับองค์กรขนาดใหญ่ คือเชื่อมต่อตู้ IP-PBX เข้าหากันผ่านอินเทอร์เน็ต ที่เรียกว่า One-look Networking ทำให้รองรับสายนอกสูงสุด 600 คู่สาย และคู่สายภายในอีก 1000 คู่สาย เพื่อรองรับความต้องการขององค์กรได้
- เชื่อมสำนักงานต่างสาขาผ่านเน็ต โดยไม่เสียค่าโทร
เมื่อข้อมูลเสียงต่างๆ สามารถถูกแปลงเป็นข้อมูลได้ อุปกรณ์ IP-PBX จึงสามารถเชื่อมต่อระหว่างกันได้แม้จะไม่ได้อยู่ในออฟฟิศเดียวกัน ผู้ใช้จึงสามารถกดหมายเลขภายในบริษัทเพื่อให้ไปดังในอีกสาขาได้ การสื่อสารระหว่างกันจึงราบลื่น และประหยัดค่าใช้จ่ายตัวอย่าง เช่น IP-PBX สำหรับองค์กรทั่วไปที่รองรับสายภายนอกได้ 142 คู่สาย และสายภายในอีก 192 คู่สาย ก็สามารถคุยกับอุปกรณ์ ตัวอื่นๆ ผ่านอินเทอร์เน็ต เพื่อเชื่อมโยงสายของผู้ใช้ต่างสาขาได้
- สมาร์ทโฟนก็สามารถโทรออก-รับสายในสำนักงานได้
ระบบ IP-PBX สามารถโทรออก-รับสายผ่านแอปพลิเคชั่นบนสมาร์ทโฟนที่เชื่อมต่อกับอินเทอร์เน็ตได้ ทำให้โทรศัพท์มือถือของผู้ใช้กลายเป็นหนึ่งในเลขหมายภายในบริษัท แม้พนักงานที่เกี่ยวข้องจะอยู่ต่างประเทศก็ยังสามารถติดต่อเรื่องงานได้อย่างไม่ติดขัด ขอแค่เชื่อมอินเทอร์เน็ตได้ก็พอ
- ไม่ทิ้งความสามารถเดิมของตู้ PBX และทำให้ดีขึ้นด้วย Unified Communication
ความสามารถดั่งเดิมของอุปกรณ์ชุมสายโทรศัพท์ คือการโต้ตอบกับผู้โทรเข้าและเสนอทางเลือกในการติดต่อ ที่เราคุ้นเคยในชื่อ IVR (Interactive Voice Response) เช่น กด 3 ติดต่อแผนกบัญชี ความสามารถเหล่านี้ก็ยังมีใน IP-PBX แถมยังเสริมด้วยความสามารถใหม่ๆ เช่น ให้ระบบแจ้งจำนวนคิวที่รอสายกับผู้ติดต่อ และให้ผู้ติดต่อฝากข้อความเสียงทิ้งไว้ได้เมื่อไม่ต้องการรอสาย แถมยังสามารถตั้งสายสำคัญหรือ VIP Call ให้โอนเข้ามาก่อนได้ด้วย
นอกจากนี้ระบบยังสามารถบันทึกการสนทนาระหว่างพนักงานกับผู้ติดต่อ เพื่อประเมินการให้บริการแบบเดียวกับ Call Center และเชื่อมต่อกับอีเมลเพื่อแจ้งเตือนข้อความเสียงเข้า หรือแฟกซ์ใหม่เข้ามาในระบบได้ด้วย ซึ่งทั้งหมดนี้เป็นการควบรวมการสื่อสารของบริษัท (Unified Communication) ให้สามารถจัดการได้จากชุดอุปกรณ์เดียว
- สามารถใช้งานกับระบบเดิมได้
การใช้งาน IP-PBX นั้นไม่จำเป็นต้องทิ้งอุปกรณ์เชื่อมต่อเดิมทั้งหมด แต่ระบบใหม่ก็ยังรองรับทั้งโทรศัพท์ในระบบอนาล็อก และดิจิทัลที่เคยมีอยู่ในออฟฟิศ เพื่อให้การลงทุนเปลี่ยนระบบ PBX เดิมเป็น IP-PBX ทำได้ง่ายขึ้น
อุปกรณ์ที่รองรับการใช้งาน IP-PBX
- IP Phone ต้องโทรศัพท์ที่รองรับการใช้งานแบบ IP
- Softphone โปรแกรมที่ใช้สำหรับโทรโดยตรงผ่านคอมพิวเตอร์ รวมทั้งผ่านสมาร์ทโฟน
- Videophone โทรศัพท์ที่รองรับการมองเห็นหน้า
- อุปกรณ์ในการแปลงสัญญาณ VoIP เป็น Analog
อุปกรณ์ VoIP Gateway ที่ใช้ร่วมกับ IP-PBX
อุปกรณ์ VoIP Gateway คืออุปกรณ์ที่ใช้แปลงสัญญาณจากระบบหนึ่งไปเป็นอีกระบบหนึ่ง เช่น เปลี่ยนจากระบบอะนาล็อกไปเป็นระบบดิจิตอล หรือ เปลี่ยนจากระบบดิจิตอลไปเป็นอะนาล็อก ซึ่งขึ้นอยู่กับแพลตฟอร์มต่างๆของโครงข่ายที่ใช้ในการติดต่อสื่อสาร โดยมีอุปกรณ์ดังต่อไปนี้
- FXS Gateway
คืออุปกรณ์ที่ใช้ในการเชื่อมต่อระหว่างตู้ IP-PBX กับหัวโฟนที่เป็นระบบอะนาล็อกแบบเดิม ซึ่งส่วนใหญ่มักจะใช้กับผู้ใช้ที่ยังอยากจะใช้หัวโฟนแบบเดิมอยู่ โดยอุปกรณ์ตัวนี้จะช่วยในเรื่องการประหยัดค่าใช้่จ่ายในการซื้อหัวโฟนที่เป็นระบบ IP และเรื่องของการเดินสายสัญญาณใหม่อีกด้วย ซึ่งตัวอุปกรณ์เองสามารถรองรับได้ตั้งแต่ 4 พอร์ต จนถึง 32 พอร์ต หรือมากกว่านั้น - FXO Gateway
คืออุปกรณ์ที่ใช้เชื่อมระหว่างตู้ IP-PBX กับผู้ให้บริการโทรศัพท์พื้นฐานอะนาล็อก เช่น TOT, True ซึ่งเป็นโครงข่ายสายทองแดง ที่ใช้ในการโทรออก โดยอุปกรณ์สามารถรองรับได้ตั้งแต่ 4 พอร์ต จนถึง 16 พอร์ต หรือมากกว่านั้น - GSM Gateway
คืออุปกรณ์ที่ใช้เชื่อมระหว่างตู้ IP-PBX กับผู้ให้บริการโครงข่ายโทรศัพท์เคลื่อนที่ โดยอุปกรณ์นี้สามารถใช้ได้ทั้งในการรับสายเข้า และโทรออกผ่านเลขหมายโทรศัพท์มือถือ ถือว่าเป็นอุปกรณ์ที่ยืดหยุ่นสะดวกต่อการใช้งาน ไม่ยึดติดกับข่ายสายสัญญาณภายนอก โดยอุปกรณ์สามารถรองรับได้ตั้งแต่ 1 พอร์ต จนถึง หลายร้อยพอร์ต - E1 PRI Gateway
คืออุปกรณ์ที่ใช้เชื่อมระหว่างตู้ IP-PBX กับผู้ให้บริการโครงข่ายโทรศัพท์พื้นฐาน โดย E1 นั้นเป็นวงจรโทรศัพท์พื้นฐานที่ 1 วงจรสามารถมีหมายเลขโทรศัพท์ได้มากถึง 30-100 หมายเลข และนิยมนำหมายเลขที่จำง่ายๆมาทำเป็นหมายเลขนำหมู่ โดยอุปกรณ์ตัวนี้ก็จะแปลงสัญญาณจาก E1 ให้สามารถสื่อสารกับตู้ IP-PBX ได้ โดยสามารถรองรับได้ตั้งแต่ 1 วงจร จนถึงหลายๆวงจร
ประโยชน์หรือข้อดีระบบ IP-PBX
- รองรับการย้ายเบอร์ได้โดยย้ายเครื่องโทรศัพท์ไปห้องไหนก็ได้
- รองรับการใช้งานผ่านระบบไร้สาย Wi-Fi
- รองรับการใช้งานระบบ Video Call โทรแบบเห็นหน้า
- รองรับการเชื่อมต่อกับผู้ให้บริการ VoIP อื่นๆ
- รองรับการพัฒนาในอนาคตเพราะระบบเป็นซอฟต์แวร์
- รองรับการเชื่อมต่อกับระบบฐานข้อมูลได้
- ประหยัดค่าใช้จ่ายในการโทรผ่านเครือข่ายอินเตอร์เน็ต
- ประหยัดงบประมาณในการเดินสายโทรศัพท์
- ประหยัดค่าใช้จ่ายในการซื้อ Card Extentions ในกรณีที่มีการเพิ่มคู่สาย FXO, FXS ในอนาคต
- ลดค่าใช้จ่ายในการติดต่อสื่อสาร
- มีระบบความปลอดภัยสูงกว่า
- สามารถเชื่อมต่อกันผ่านทางระบบเครือข่ายหรือ IP ได้
ข้อเสียของระบบ IP-PBX
- ราคาอุปกรณ์สูงกว่าระบบโทรศัพท์ทั่วไป สายแลนแพงกว่าสายโทรศัพท์
- ใช้ไฟฟ้าในการทำงาน ทำให้มีปัญหาเวลาไฟดับ
- ต้องติดตั้งเป็นระบบเครือข่าย หรือระบบแลน
- อาจจำเป็นต้องใช้ผู้ชำนาญการในการตั้งค่าระบบ
โดยสรุปแล้วระบบ IP PBX เป็นระบบโทรศัพท์ที่ใช้งานผ่านเครือข่ายอินเตอร์เน็ต พูดให้เข้าใจง่ายๆ คือ นำโทรศัพท์มาเชื่อมต่อกับระบบเครือข่ายเช่นเดียวกับคอมพิวเตอร์ ช่วยประหยัดค่าใช้จ่ายในการโทรทางไกล เพราะสามารถโทรผ่านอินเตอร์เน็ตในรูปแบบ VoIP รองรับการสื่อสารด้วยข้อความ วีดีโอและเสียง สามารถปรับเปลี่ยนหรือย้ายตำแหน่งของเบอร์โทรได้สะดวก รวดเร็วกว่า
ถ้าคุณอ่านบทความนี้จบแล้ว แล้วเห็นถึงความสำคัญของระบบเครือข่าย IP PBX และกำลังมองหาอุปกรณ์สำหรับการทำระบบ IP PBX คุณสามารถติดต่อเราเพื่อขอรายละเอียดอุปกรณ์เพิ่มเติม หรือขอคำปรึกษาฟรีๆ ได้ที่
Success Network and Communication
Tel : 02-973-1966
Admin : 063-239-3569
E-mail : info@success-network.co.th